KSI pertemuan 9 project management

 Project Management

Project adalah sekumpulan aktifitas yang memiliki awal dan akhir yang jelas dan biasanya dibatasi oleh waktu

mengelola proyek

• proses
• alat
• tehnik 

 

Proyek merupakan pekerjaan yang unik ( tidak sama dengan yang lain ), sekali saja, dan didesain untuk menyelesaikan tujuan – tujuan tertentu dalam jangka waktu yang telah ditentukan

Ada 4 hal yang diperlukan dalam sebuah proyek :

• Hasil Akhir
• Tujuan
• Tugas
• Batasan

Ada 5 langkah dalam manajemen proyek:

1.Initialisasi

• dalam manajemen proyek, kita harus mengetahui / mengenali masalah yang akan dihadapi, tujuan, sumber daya, dan studi kelayakan

2.Perencaan

• Mengetahui proses dan langkah – langkah yang akan diambil
• Mengetahui Critical Path
  Critical Path merupakan jalur yang mendefinisikan satu langkah dengan langkah yang lain
  Critical Path Method ( CPM ) adalah diagram Critical Path yang menunjukkan hubungan antar aktifitas dalam suatu proyek
• Estimasi waktu dan sumber daya yang dibutuhkan
• Menulis perencaan proyek yang detil

3.Pelaksanaan

• Menjalankan setiap sumber daya untuk melaksanakan tugas masing – masing yang spesifik
• Menambah sumber daya jika diperlukan
• Melaksanakan pekerjaan proyek

4.Controlling

• Membandingkan proses dengan rencana yang telah direncanakan
• Membuat laporan
• Adanya intervensi jika diperlukan
• Melaksanakan kontrol obligasi

5.Closing

• Install semua hal yang dibutuhkan
• Menyelesaikan semua janji
• Pertemuan dengan stakeholder
• Melepas Sumber daya proyek
• Dokumentasi
• Laporan akhir

Tetapi dalam manajemen proyek pasti terdapat rintangan, ada contoh kasus yaitu pada tahun 2003, dari 1500 projek manager yang diwawancarai meyatakan :

• 84 % projek gagal mencapai target karena jadwal, budget dan scope
• 45 % gagal menyelesaikan projek tepat pada waktunya
• 54 % gagal dalam menjalankan projek

Ada beberapa alasan project tersebut gagal :

• Kegagalan teknikal
  Pada saat menjalankan proyek, kemampuan tiap personil tidak sesuai dengan harapan
• Kegagalan Data
  Kesalahan desain data, atau kesalahan dalam memproses data
• Kegagalan User
  User tidak dapat menggunakan proyek yang telah jadi, hal tersebut bisa terjadi karena tidak adanya petunjuk
• Kegagalan Organisasional
  Proyek tidak memenuhi kebutuhan perusahaan
• Kegagalan dalam lingkungan bisnis
  Pada saat ini banyak sekali persaingan dalam bisnis, hal tersebut bisa menyebabkan sebuah kegagal karena kalah dalam persaingan

Ada 3 elemen utama dalam manajemen proyek :

• Waktu
• Biaya
• Kualitas

Contoh : bagaimana kita dalam menjalankan sebuah proyek membutuhkan waktu yang tidak terlalu lama dengan biaya yang dikeluarkan sedikit mungkin, namun menghasilkan kualitas yang tinggi yang sesuai dengan harapan yang diminta

Proses manajemen proyek

• Estimasi
  menghitung waktu, uang, tidak menutup kemungkinan juga estimasi personil, selain itu juga sumber daya yang dibutuhkan

Cara perhitungan estimasi :
Elapsed Time = Effort Time = 100 / Avaliblelity % x 100 / Work Rate %

COCOMO ( Constructive Cost Model ) → merupakan cara perhitungan biaya untuk sebuah project dengan perhitungan jumlah baris kode program yang tertulis

Function Point Analysis → sebuah metode untuk estimasi waktu yang diperlukan untuk membangun sebuah sistem dengan menghitung jumlah fungsi & input dan output data, dan membandingkan dengan proyek yang telah selesai

Ada 5 kategori fungsi :
- jumlah jenis input external
- jumlah jenis output external
- jumlah file logikal internal
- jumlah interface file external
- external enquiry

• Scheduling
  Ada beberapa hal yang diperhatikan dalam scheduling :
  - Penjadwalan
  - Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
  - Biaya yang dibutuhkan
  - Berapa orang yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek
• Monitoring and Controlling
  - Mengawasi untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan rencana ketika proyek dimulai
  - Control dapat bertindak jika proyek tidak berjalan sesuai dengan rencana

PRINCE : merupakan metodologi manajemen proyek yang telah dibuat untuk sesuai dengan metodologi pembuatan system seperti SSADM ( Structured System Analysis & Design Method )

PRINCE menjelaskan 4 target utama proyek :
- memberi produk akhir yang sesuai
- menemukan kualitas yang spesifik
- untuk mempertahankan budget
- tepat waktu

ada beberapa rencana yang terdapat dalam PRINCE :
- Project Plan : Menampilkan aktifitas utama proyek, menyediakan jadwal dan mengetahui sumber daya yang diperlukan
- Stage Plan : Project Board melakukan review semua kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana dan mengambil tindakan jika diperlukan
- Detailed Plan : sebuah rencana yang detil mungkin tidak diperlukan ketika proyek sudah jatuh ke lapangan.

Selain itu juga ada 2 tipe perencanaan untuk menyelesaikan struktur perencaan :
- Individual work Plan : Menyediakan alokasi dari pekerjaan dari suatu proyek. Informasi didapatkan dari tugas yang telah dibuat dalam stage plan / detailed plan
- Exception Plan : exception plan berjalan ketika menerima laporan bahwa ada perilaku / tindakan yang tidak dapat terkontrol dalam stage plan

• Dokumentasi

PERT ( Project Evaluation and Review Technique ) mengganti durasi aktifitas yang digunakan dalam Metode CPM menggunakan distribiusi statistik yang estimasi yang optimis, pesimis, dan durasi.